Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại học

I. Vị trí và chức năng

Văn phòng Đại học (sau đây gọi tắt là “Văn phòng”) là đơn vị thuộc Đại học Công nghiệp Hà Nội (sau đây gọi tắt là “Đại học” hoặc “ĐHCNHN”), có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Đại học trong công tác kế hoạch - tổng hợp; giúp việc về công tác hành chính cho Ban Giám đốc, Công đoàn Đại học; tham mưu thực hiện công tác cải cách hành chính và văn thư lưu trữ của Đại học; triển khai công tác đối ngoại với các cơ quan, tổ chức, Bộ, Ngành địa phương về lĩnh vực hành chính của Đại học; công tác truyền thông, xây dựng, phát triển văn hóa, thương hiệu; công tác lễ tân và tổ chức sự kiện của Đại học; công tác bảo đảm an ninh trật tự, quản lý dịch vụ trông giữ ô tô, xe máy và điều phối xe dịch vụ, xe công của của Đại học; thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật, theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Đại học.

Tên giao dịch tiếng Anh: University Office

Văn phòng: Cơ sở 1, Đại học Công nghiệp Hà Nội, Số 298 đường Cầu Diễn, Phường Tây Tựu, Thành phố Hà Nội.

II. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Công tác kế hoạch - tổng hợp và văn thư lưu trữ

a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về công tác hành chính, kế hoạch tổng hợp, văn thư lưu trữ.

b) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác, chương trình công tác, lịch công tác của Đại học; theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc và trực thuộc Đại học; đôn đốc việc thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Ban Giám đốc Đại học và các nhiệm vụ do cấp trên giao.

c) Chủ trì liên hệ, triển khai công tác đối ngoại với các cơ quan, tổ chức, Bộ, Ngành địa phương về lĩnh vực hành chính của Đại học.

d) Chủ trì, phối hợp chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động chung của Đại học; tham mưu xây dựng báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo thống kê, dự thảo kết luận, thông báo; xây dựng, góp ý cho các dự án, đề án, quy chế, quy định và các văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Đại học.

đ) Giúp việc hành chính, bảo đảm các điều kiện làm việc của Ban Giám đốc Đại học theo phân công; chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ lãnh đạo Đại học đi công tác trong nước và nước ngoài.

e) Tham mưu xây dựng và thực hiện cải cách thủ tục hành chính; triển khai, vận hành, khai thác, đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ hành chính; thực hiện công tác thông tin liên lạc, tiếp nhận và phối hợp xử lý thông tin giữa Đại học với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo phân công.

g) Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật và của Đại học; bảo đảm việc tiếp nhận, đăng ký, phân luồng, chuyển giao, phát hành văn bản và hồ sơ công việc kịp thời, chính xác, đúng quy định; kiểm soát thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, hồ sơ trước khi trình lãnh đạo Đại học ký, phê duyệt và trước khi phát hành văn bản.

h) Quản lý, sử dụng con dấu, bộ tên khắc của lãnh đạo Đại học và các loại giấy tờ thuộc phạm vi được giao theo đúng quy định; quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của Đại học theo phân công.

i) Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Đại học; tổ chức lập, tiếp nhận, bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tham mưu xây dựng, quản lý kho lưu trữ, bao gồm cả kho lưu trữ điện tử, bảo đảm phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành của Đại học.

k) Tham mưu ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.

2. Công tác Truyền thông và sự kiện

a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, quy định, chiến lược, kế hoạch, chương trình truyền thông, phát triển văn hóa, thương hiệu của Đại học; tổ chức truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài về các hoạt động của Đại học.

b) Chủ trì và phối hợp trong quản lý, vận hành, phát triển Cổng thông tin điện tử, các nền tảng truyền thông số và các kênh truyền thông chính thức của Đại học; tổ chức sản xuất, phát hành các ấn phẩm, sản phẩm truyền thông, quà tặng lưu niệm; phối hợp thiết kế banner, biển hiệu, quản lý nội dung, hình ảnh và việc sử dụng thương hiệu của Đại học theo quy định.

c) Theo dõi, tổng hợp, phân tích thông tin dư luận; kịp thời tham mưu cảnh báo, xử lý các vấn đề liên quan đến truyền thông; tổ chức cung cấp thông tin, phát ngôn, họp báo theo phân công.

d) Tham mưu xây dựng, phát triển Văn hóa ĐHCNHN; xây dựng, quản lý và phát triển bộ nhận diện thương hiệu; tổ chức tiếp nhận, cập nhật, quản lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu, tư liệu, hiện vật và các giá trị truyền thống của Đại học; thực hiện đăng ký, bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đối với các sản phẩm truyền thông theo quy định.

đ) Chủ trì và phối hợp tổ chức các sự kiện cấp Đại học; xây dựng nội dung, kịch bản, điều hành chương trình; tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; phối hợp đón tiếp khách trong nước và quốc tế.

e) Quản lý và khai thác sử dụng phòng họp, phòng truyền thống, phòng tưởng niệm và các không gian sự kiện theo phân công. Tổ chức cung ứng các dịch vụ phục vụ hội họp, sự kiện và hoạt động chung của Đại học theo phân công.

g) Tổ chức mạng lưới cộng tác viên, đối tác truyền thông; tham mưu, đề xuất, triển khai các chương trình, dịch vụ hợp tác truyền thông; khai thác, cập nhật thông tin; tổ chức, phối hợp tổ chức công tác tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và chiến lược, mục tiêu phát triển của Đại học.

3. Công tác An ninh trật tự, quản lý dịch vụ và lái xe

a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình về công tác an ninh trật tự, quản lý phương tiện và dịch vụ; đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ, bảo đảm môi trường làm việc an toàn, văn minh, chuyên nghiệp.

b) Đầu mối tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự, an toàn trong khuôn viên Đại học; quản lý hoạt động ra vào, quản lý dịch vụ trông giữ phương tiện đi lại của viên chức, người lao động, người học và khách; phối hợp với các cơ quan chức năng trong công tác bảo đảm an ninh trật tự.

c) Quản lý, điều hành xe dịch vụ, xe công phục vụ hoạt động của Đại học; bố trí phương tiện phục vụ lãnh đạo và các nhiệm vụ công tác theo quy định; theo dõi, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện, bảo đảm sử dụng an toàn, tiết kiệm, hiệu quả.

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác

a) Quản lý viên chức, người lao động của đơn vị; bố trí, phân công công việc hợp lý để phát huy năng lực viên chức, người lao động thuộc đơn vị theo phân cấp của Giám đốc Đại học.

b) Đề xuất thay đổi về tổ chức, nhân sự, quy mô của đơn vị; xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức, người lao động và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện bảo đảm chất lượng, đáp ứng yêu cầu từng giai đoạn.

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức, người lao động; tăng cường công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức, người lao động trong đơn vị.

d) Đề xuất việc khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động thuộc đơn vị quản lý.

đ) Quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản được giao theo quy định của pháp luật và Đại học.

e) Xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của phòng phù hợp với hệ thống đảm bảo chất lượng chung của Đại học.

g) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc Đại học.

III. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Văn phòng Đại học:

- Chánh Văn phòng: TS. Nguyễn Thị Thu Hương

- Phó Chánh Văn phòng: Nguyễn Hoàng Dương

- Phó Chánh Văn phòng: Hoàng Đức Chiến

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy:

- Phòng Hành chính Tổng hợp;